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Planifier son événement en mode 2.0 pour maximiser ses résultats

par Frédérick J. Fortin le 24 octobre 2012 - 0

Frederic J Fortin - Infopresse - Planifier son evenement en mode 2-0 pour maximiser les resultats

C’est le titre de la conférence que j’ai eu le plaisir de présenter aux participants de la journée Infopresse: Stratégies événementielles et expérientielles du 3 octobre dernier. C’est avec enthousiasme que je me suis donné la mission de démontrer qu’il est maintenant incontournable pour les promoteurs d’événements de capitaliser sur le potentiel des médias sociaux. Il est nécessaire de s’outiller adéquatement et d’intégrer ces nouveaux médias de la planification stratégique jusqu’au post-mortem.

Pragmatique de nature, j’ai simplifié le parcours exemplaire en 10 étapes faciles. Je l’ai ensuite mis en contexte lors de l’étude de cas d’un projet récemment réalisé.

Un parcours à succès en 10 étapes

En fait, l’approche que je préconise est simple et se veut très efficace :

  • Une stratégie réfléchie qui fait figure de fondation solide
  • Un événement interactif qui profite du caractère unique et temporel de l’expérience proposée
  • Une utilisation efficace des médias numériques pour assurer la notoriété et la pérennité de votre événement sur le web.

Plus précisément, voici un résumé du parcours:

Parcours planification evenement en mode 2-0 pour maximiser les resultats - Frederic J Fortin - Infopresse

Avant l’événement

1. Planifier sa stratégie: première étape qui inclut plusieurs activités dont le choix des objectifs marketing, la définition des cibles à atteindre, l’évaluation des plateformes potentielles, le développement des présences sociales et la création d’un calendrier éditorial.

2. Intégrer: cette étape consiste à assurer l’intégration de l’ensemble de vos présences sociales sur tous les points de contacts numériques afin de faciliter le partage et l’apport des internautes.

3. Recruter: il s’agit d’une étape à deux volets. Le premier volet consiste à recruter de supers invités ciblés (VIP) ainsi que des invités potentiels. Le deuxième volet repose sur la sélection d’un responsable des différentes initiatives numériques.

4. Intriguer: Il est important de dévoiler des détails à différents moments clés avant l’événement dans le but de nourrir le suspense. Il faut aussi penser à garder des surprises jusqu’à la fin grâce à une interaction continue avec les internautes.

5. Engager: l’engagement est le fruit d’un suivi judicieux et de l’évolution réactive de votre calendrier éditorial. Ici, tout repose sur la pertinence des contenus partagés et des appels à l’action clairs que vous utiliserez. La clé qui vous mènera à l’engagement souhaité (ici, l’achat d’un billet pour votre événement), réside dans l’ajustement de vos tactiques selon l’analyse des résultats de vos interactions.

6. Stimuler: vous avez sûrement usé de bénéfices intéressants à l’annonce de votre événement afin d’augmenter votre taux de réservation pour stimuler les ventes. Cependant, avec l’événement qui arrive à grands pas, vous désirez donner un regain aux ventes de billets ou augmenter l’intérêt porté à celui-ci. Pour ce faire, il faut relancer les retardataires, surprendre les invités confirmés (et potentiels) et au besoin, offrir des incitatifs de dernières minutes.

Pendant l’événement

7. Informer: l’accès à l’information est la clé, avant et pendant l’événement. Il faut donc penser à créer une passerelle des contenus vers le numérique pour ensuite profiter des différentes présences sociales et informer ses invités. Du même coup, il faut en profiter pour impliquer ses ambassadeurs et invités les plus actifs à prendre part à la conversation en ligne.

8. Propager: l’expérience permet de susciter l’intérêt et d’inciter l’engagement. L’idée, c’est d’être généreux. Pour ce faire, il faut faciliter et encourager le partage de l’expérience en temps réel et assurer que le contenu offert en ligne permettra aux internautes d’être en contact virtuel avec l’expérience. En tant qu’organisateur, il faudra préparer des contenus à partager en fonction du déroulement de l’événement.

Après l’événement

9. Raconter: l’idée est de permettre aux invités de revivre leur expérience en revoyant un résumé de celui-ci en format numérique (vidéos, photos, etc.). De plus, la facilité de partager en grand nombre ce contenu incitera potentiellement de futurs invités à participer à un prochain événement. Le tout, une fois en ligne, assurera la pérennité de votre événement, du moins en format numérique!

10. Mesurer: il s’agit de la dernière étape et non la moindre. Les médias sociaux se mesurent: les indicateurs de performance doivent être établis et intégrés à vos outils de mesure tout au long du parcours. Ainsi, après l’événement, vous pourrez isoler le trafic social et mesurer l’impact des différents contenus partagés. Enfin, il ne faut surtout pas sous-estimer l’apport qualitatif de l’appréciation de l’événement de vos invités. Demandez une rétroaction, ils se feront un plaisir de s’assurer que votre prochain événement soit encore meilleur !

Pour plus de détails et d’exemples concrets, je vous invite à suivre le parcours que je privilégie ainsi que l’étude de cas qui matérialise le tout en passant en revue la présentation qui suit:

En conclusion, je tiens à revenir sur une des nombreuses opportunités en or que recèle une utilisation efficace des médias sociaux dans le cadre d’une stratégie événementielle, celle d’en apprendre davantage sur les fidèles de votre marque ou de votre organisation. En d’autres mots, l’événementiel vous rapproche de vos clients. Enrichissez cette relation et profitez-en pour mettre à jour (ou bonifier) votre base de connaissance sur ces derniers (a.k.a : votre base de données). Ce sera là, à mon avis, le début de la planification stratégique de votre prochain événement!

Qu’en dites-vous?

A propos de

Personnellement, curieux de nature et toujours prêt à l'aventure! En quelques mots: M'intéresser. Découvrir. Rencontrer. Partager. Grandir. Professionnellement, je suis avant tout passionné par l’impact d’Internet sur le comportement humain (du consommateur).

Titulaire d'une maîtrise ès sciences en commerce électronique, je suis aujourd'hui analyste principal, stratégie et intelligence d’affaires à La Presse, où je m'affaire au développement de l'offre multiplateforme et contribue au virage numérique du plus grand quotidien français d’Amérique.


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