Il existe de nombreux outils pour s’organiser et travailler en équipe que cela soit des tableaux de post-it, des applications mobiles ou des services en ligne notamment. Cependant, le studio de design Special Projects (ex-Vitamins) a finalement choisi un autre système pour s’organiser : le calendrier Lego.
En effet, à travers leurs différents tests ils ont noté plusieurs éléments intéressants et ont bâti le cahier des charges de leur solution idéale. Ainsi, le système d’organisation de l’agence devait répondre à plusieurs critères : être gros et visible y compris pour les mois à venir, être tactile pour matérialiser facilement le temps, être flexible pour s’adapter aux méthodes de chacun, être simple et enfin être sécuritaire pour qu’il puisse être affiché dans le studio sans révéler d’informations confidentielles à ceux qui passent.
C’est ainsi qu’a été développée l’idée d’un calendrier fait à partir de briques de Lego et affiché sur le mur principal de Special Projects! Chaque grand panneau représente un mois, trois mois sont affichés en permanence, et chaque colonne représente un jour de la semaine. Évidemment chaque personne dans le studio a sa propre minifigurine pour être facilement identifiée et chaque projet a sa propre couleur. Enfin chaque bloc de Lego représente une demi-journée de travail.
On ne souhaite donc pas de calendrier détaillé des personnes, mais une représentation globale sur la manière dont le temps est alloué en relation avec le reste du studio. Depuis son entrée en fonction, il y a eu également des aménagements avec la possibilité d’empiler des blocs pour matérialiser une grosse réunion ou une grosse échéance.
Mais le calendrier Lego n’est pas seulement disponible que lorsque les personnes sont à l’agence puisqu’il peut être synchronisé avec iCal, Google Calendra ou d’autres grâce à un logiciel développé par le studio. À chaque mise à jour du calendrier Lego, il suffit de prendre une photo avec son téléphone et de l’envoyer à une adresse dédiée. Le logiciel analyse l’image, regarde la position / couleur des différentes briques et met ainsi à jour les calendriers en ligne.
S’il s’agit d’une mise à jour que vous faites sur votre calendrier à distance, la prochaine fois qu’une personne du studio enverra une photo sur l’adresse dédiée, il recevra un message pour lui indiquer que des changements ont été réalisés afin qu’il les applique sur le calendrier Lego. Si cela peut paraître contraignant, le studio indique que cela permet aux personnes de facilement matérialiser lorsqu’un changement se fait.
Special Projects a commencé à travailler sur le calendrier Lego en 2012 et l’utilise depuis plus d’un an maintenant. Pour les développeurs intéressés, le code devait être disponible plus tôt cette année, mais le studio annonce que l’expérimentation continue d’évoluer et qu’ils n’ont pas encore pu créer un code propre à partager.
Pour terminer, voici une vidéo du studio Special Projects (ex-Vitamins) qui présente son calendrier Lego :
